Административный ассистент

Обязанности

• Прием и распределение входящих звонков, электронных писем и обращений клиентов.

• Планирование встреч, совещаний и мероприятий, связанных с проектами.

• Подготовка, организация и ведение проектной документации и корпоративных архивов.

• Помощь в оформлении контрактов, разрешений (Permits), счетов, заказов на закупку (Purchase Orders) и другой строительной документации.

• Взаимодействие с руководителями проектов, субподрядчиками, поставщиками и клиентами.

• Контроль проектной документации и своевременного оформления всех необходимых документов.

• Обработка входящей и исходящей корреспонденции, организация доставки.

• Заказ канцелярских товаров и контроль состояния офисного оборудования.

• Помощь в ведении расчета заработной платы, обработке табелей учета рабочего времени и вводе данных.

• Выполнение административных поручений руководства и участие в специальных проектах.

Требования

• Диплом о среднем образовании или эквивалент (наличие степени Associate будет преимуществом, но не является обязательным).

• Опыт административной или офисной работы, желательно в строительной сфере.

• Уверенное владение Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).

• Опыт работы с QuickBooks, программами для управления строительными проектами или бухгалтерским ПО будет преимуществом.

• Отличные организационные навыки и умение эффективно работать в режиме многозадачности.

• Грамотная устная и письменная речь.

• Умение работать как самостоятельно, так и в команде.

• Ответственность, профессионализм и клиентоориентированность.

Будет преимуществом

• Знание строительной терминологии и основных строительных процессов.

• Опыт работы с разрешительной документацией (Permits), документами субподрядчиков и графиками проектов.

• Опыт работы со счетами, а также ведением кредиторской и дебиторской задолженности (Accounts Payable / Accounts Receivable).